一鍵轉換 Excel 報價單為 PDF！Mac Automator 快速動作教學

作者：安迪連｜安迪連碎碎念

每次開 Excel 轉 PDF 都很麻煩？試試這個一鍵捷徑！

身為自由工作者或公司行號的人，經常需要製作 Excel 報價單，但每次要 手動開啟 Excel → 轉存 PDF → 選擇儲存路徑，真的超級麻煩！尤其當有 5、6 個版本的報價單 時，一個個轉檔真的很浪費時間。

還好，Mac 內建的 Automator（自動化工具） 可以幫我們省下這些重複動作。今天，我要教你如何設定一個 Finder 右鍵選單「快速動作」，只要點一下，就能 自動轉存 Excel 為 PDF，並且 直接存到下載資料夾，完全不需要手動操作！🚀

📌 這個快速動作可以做什麼？

右鍵 Excel 檔案，一鍵轉成 PDF
直接存到 「下載」資料夾，不用選儲存位置
批次處理 多個 Excel 檔案，一次轉好幾個 PDF
避免開啟 Excel 時浪費時間

🛠 教學開始！用 Automator 設定 Excel 轉 PDF 快捷方式

步驟 1：打開 Automator，建立「快速動作」

在 Mac Spotlight 搜尋「Automator」 並開啟
點擊「新建文件」 → 選擇「快速動作」（Quick Action）
在「工作流程收到目前的」選擇 「檔案或資料夾」
在「適用於」選擇 「Finder」（這樣才能在 Finder 右鍵使用）

步驟 2：加入「運行 AppleScript」動作

在左側搜尋「運行 AppleScript」（Run AppleScript）
將以下 AppleScript 貼上（這段程式碼會讓 Excel 自動轉存 PDF 並存到「下載」資料夾）：

on run {input, parameters}
    -- 設定 PDF 存放的資料夾（直接存到 Downloads）
    set outputFolder to POSIX path of (path to downloads folder)
    
    repeat with aFile in input
        set filePath to POSIX path of aFile
        set outputPDF to outputFolder & (do shell script "basename " & quoted form of filePath & " .xlsx") & ".pdf"

        tell application "Microsoft Excel"
            open filePath
            set activeSheet to active sheet of active workbook
            save activeSheet in outputPDF as PDF file format
            close active workbook saving no
        end tell
    end repeat

    return input
end run

步驟 3：儲存 Automator 動作

點擊「檔案」→「存檔」
命名為「Excel 轉 PDF」
完成！

🚀 實際使用：右鍵 Excel，瞬間轉 PDF！

現在你可以直接在 Finder 右鍵 Excel 檔案，然後點選 「快速動作」→「Excel 轉 PDF」，檔案就會 自動轉成 PDF 並存到「下載」資料夾，完全不需要手動操作！

✨ 批次轉檔也沒問題！ 只要選取 多個 Excel 檔案，一次轉好幾個 PDF，效率大提升！

💡 常見問題與解決方式

Q1：為什麼我的 Automator 不能存檔？

👉 可能是 Excel 沒有完整磁碟存取權限，你可以到 「系統設定」→「隱私與安全性」→「完整磁碟存取權限」，然後開啟 「Microsoft Excel」 和 「Automator」。

Q2：為什麼轉檔後 PDF 變成空白？

👉 這可能是 Excel 沒有正確設置「活頁簿」為主動工作表，可以試試先手動開啟 Excel，設定正確的顯示頁面後再執行腳本。

Q3：可以把 PDF 存到特定的資料夾嗎？

👉 可以！只要修改這一行：

set outputFolder to "/Users/你的帳號/Desktop/報價單PDFs/"

這樣就會固定存到「桌面 / 報價單PDFs」資料夾。

🎯 結語：少點幾下滑鼠，省時又有效率！

這個 Automator 快速動作，幫助我們 快速將 Excel 報價單轉成 PDF，少了開關 Excel、選擇存檔位置的麻煩，一鍵搞定，特別適合經常需要處理報價單、報告、財務表單的人。

這篇文章是由 安迪連（安迪連碎碎念） 與 ChatGPT 共同協作產出，歡迎你試試看這個方法，讓工作更有效率！🚀

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